Versio 08.02.2019

YLEISTÄ

Tämä on Kyyti Operointi Oy:n tietosuojaseloste ja se koskee soveltuvin osin myös muita Kyyti Operointi Oy:n kanssa samaan konserniin kuuluvia yhtiöitä, jotka voivat osallistua kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn. Tässä tietosuojaselosteessa annetaan Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artikloissa edellytetyt tiedot. Kyyti Operointi Oy tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt kerää henkilötietoja Kyyti-sovelluksen ja Kyyti-liikennepalvelun käyttäjistä. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja keräämme, miten käsittelemme henkilötietoja sekä miten voit käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi. Kyyti Operointi Oy käsittelee henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää: löydät ajantasaisen version kotisivuiltamme www.kyyti.com. Tämä tietosuojaseloste koskee sekä Kyyti Operointi Oy:n suorittamaa henkilötietojen käsittelyä että sellaisten kolmansien osapuolten käsittelyä, jotka osallistuvat Kyyti Operointi Oy:n keräämien henkilötietojen käsittelyyn.

REKISTERINPITÄJÄ

Kyyti Operointi Oy (“KYYTI”)

Y-tunnus: 2801777-9

Osoite: Fredrikinkatu 47, 00100 Helsinki

Sähköposti: [email protected]

Kotisivut: www.kyyti.com

Tietosuojavastaava: Pekka Niskanen, [email protected]

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLINEN PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet ovat Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus, Kyydin oikeutettu etu perustuen asiakkuussuhteeseen sekä Kyydin lakiin perustuvat velvoitteet. Kunkin käyttötarkoituksen kohdalla on eritelty, mitä oikeudellista perustetta sovelletaan. Kun käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, tämä etu on yksilöity, ja rekisteröidyllä on mahdollisuus pyytää vapaamuotoisella sähköpostilla Kyydiltä lisätietoa kyseisen edun arvioinnista suhteessa rekisteröidyn oikeuksiin.

KÄYTTÄJIEN ITSE ANTAMAT HENKILÖTIEDOT

Käyttäjään liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti käyttäjältä itseltään Kyyti-sovellukseen rekisteröitymisen yhteydessä sekä tilausten tekemisen yhteydessä.

Käyttäjän antamat perustiedot. Voimme kerätä käyttäjästä nimen, sähköpostiosoitteen

ja puhelinnumeron.

Käyttäjän antamat maksuvälinetiedot. Mikäli käyttäjä ostaa Kyyti-sovelluksesta

palveluja, keräämme käyttäjän maksuvälinetyypin (esim. debit- tai

credit-kortti, Apple Pay). Yksittäisen maksuvälineen tiedot (esim. debit- tai

credit-kortin numero, kortin haltijan nimi, umpeutumispäivä, CVC-koodi) kerää

käyttämämme maksuvälitysoperaattori. KYYTI saa käyttöönsä vain maksuvälineen

yksilöivän tunnisteen ja debit/credit-kortin osalta neljä viimeisintä numeroa

sekä voimassaoloajan. Näillä tiedoilla KYYTI voi tehdä kortilta veloituksia

asiakkaan lukuun.

Käyttäjän antamat tiedot tilatuista matkoista ja palveluista. Keräämme käyttäjän

Kyyti-sovelluksella tilaamien liikennepalveluiden osalta käyttäjän antamat

lähtö- ja saapumisosoitteet ja -ajat, matkustajamäärän, matkatavaratiedot sekä

muut mahdolliset tilausta varten annetut lisätiedot. Kun käyttäjä ostaa

Kyyti-sovelluksella vain tietylle käyttäjäryhmälle tarjolla olevaa palvelua,

keräämme käyttäjältä myös kyseiseen ryhmään kuulumista osoittavaa tietoa (esim.

työpaikan henkilönumero, kotikunta, kyseiseen palveluun liittyvä asiakasnumero).

Käyttäjän KYYDIN asiakaspalveluun lähettämät asiakaspalautteet ja tiedustelut. Käyttäjät voivat lähettää KYYDILLE palautetta ja kysymyksiä sähköpostilla osoitteeseen [email protected] sekä sovelluksen asiakaspalvelun ja support.kyyti.com -sivuilla oleva chatin kautta. Tallennamme näihin lähetetyt viestit käyttäjäkohtaisesti asiakashallintajärjestelmäämme. Myös KYYDIN facebook-sivuilta lähetetyt viestit tallentuvat samaan järjestelmään.

Käyttäjän antamat vastaukset KYYDIN asiakaskyselyihin palveluiden käytöstä, palautteesta ja liikkumistottumuksista. KYYTI tai sen valtuuttamat palveluntarjoajat voivat tehdä asiakaskyselyjä, joilla kerätään tietoa palvelun käytöstä, käytettävyydestä ja muutoksista liikkumistottumuksissa. Näiden yhteydessä voidaan myös kysyä käyttäjältä tarkempia taustatietoja kuten sukupuoli, ikä, asuinpaikka ja autonomistus.

MUUALTA KERÄTTÄVÄT HENKILÖTIEDOT KÄYTTÄJISTÄ

KYYTI tai sen valtuuttamat kolmannet osapuolet keräävät tietoja käyttäjistä myös Kyyti-sovelluksen ja palveluiden käytön yhteydessä automaattisesti. Kolmannet osapuolet ovat KYYDIN käyttämiä järjestelmätoimittajia ja alihankkijoita, joiden kanssa KYYDILLÄ on sopimus tietojen käsittelystä. Lisäksi KYYTI voi saada henkilötietoja muilta palveluntarjoajilta ja yritysasiakkailtaan.

KYYDIN keräämät tiedot tilatuista matkoista ja palveluista. Keräämme käyttäjän

Kyyti-sovelluksella tekemien tilausten osalta palveluntarjoajien ja tuotteiden

nimet, tilausten määrän, matkojen määrän, maksut, matkustusoikeuden

tunnisteet (esim. lippunumero) sekä tilausnumerot.

KYYDIN tai kolmansien osapuolten keräämät sijaintitiedot. KYYTI ja sen käyttämät alihankkijat (mm. järjestelmätoimittajat) keräävät ja käsittelevät käyttäjän sijaintitietoja, jotta Kyyti-sovelluksessa voidaan tarjota hänelle sopivia liikennepalveluita ja lähtöosoitteen automaattista tunnistamista varten. Sijaintitietoja voidaan tallentaa paikallisesti käyttäjän laitteelle (cache). Käyttäjän tilauksen yhteydessä antamien osoitteiden koordinaatit tallennetaan tietokantaan, jotta palvelun toimitustiedot voidaan kirjoittaa ostokuittiin ja hakea sieltä asiakkaan niin halutessa.

KYYDIN tai kolmansien osapuolten keräämät tiedot Kyyti-sovelluksen käyttämisestä.

KYYTI tai sen käyttämät alihankkijat (mm. järjestelmätoimittajat) voivat kerätä ja käsitellä teknistä tietoa Kyyti-sovelluksen käyttämisestä. Tekninen käyttötieto voi sisältää laitteen

tyypin, vierailun keston, sovelluksessa tehtyjä toimia, pituuden ja päivämäärän,

niiden sivustojen URL-osoitteet, joilta käyttäjä on siirtynyt sovellukseemme tai

joihin hän siirtyy sovelluksesta, selailutapaa kuvaavaa tietoa, IP-osoitteen,

käyttöjärjestelmän sekä muuta vastaavaa teknistä tietoa.

KYYDIN saamat henkilötiedot palveluntarjoajilta tai yritysasiakkailta. KYYTI voi myös saada henkilötietoja Kyyti-sovelluksessa myytävien palveluiden tarjoajilta tai yritysasiakkailta heidän asiakkaistaan, työntekijöistään tai jäsenistään, mikäli tietoja tarvitaan palveluiden käyttöoikeuksien myöntämisessä.

KYYDIN tai kolmansien osapuolten keräämät evästeet. KYYTI käyttää sivustoillaan

evästeitä (cookies) online-tilauspalvelun toteuttamiseksi. Evästeiden pääasiallinen

käyttötarkoitus on pitää käyttäjä tunnistettuna sivulatauksien välissä. Käyttäjä voi

estää kokonaan tai osittain (esimerkiksi kolmannen osapuolen) evästeiden

tallentamisen koneelleen selaimen tietosuoja-asetuksista. Huomioithan, että näin

tehdessäsi jotkin palvelun toiminnallisuudet eivät välttämättä toimi oikein.

Esimerkiksi joudut kirjautumaan sovellukseen aina sen avatessasi.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

KYYTI käyttää henkilötietojasi, jotta voimme tehdä seuraavia asioista:

Tarjota ja toimittaa sinulle omien ja kumppaniemme palveluja. Käsittelemme henkilötietojasi

ensisijaisesti tarjotaksemme palveluita ja tuotteita sinulle sekä täyttääksemme

sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme sinulle ja kumppaneillemme.

Käsittelemme tietoja esimerkiksi käyttöoikeuksien, asiakassuhteen ja palvelun

hoitamiseen, hallintaan sekä kehittämiseen. Rekisterin tietoja käsitellään

KYYDIN henkilö- ja yritysasiakkaiden sekä KYYDIN omien ja kumppaniemme

palveluiden yksilöimiseksi ja henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuuden

varmistamiseksi, virhetilanteiden selvittämiseen sekä mahdollisten väärinkäytösten

ja tietosuojaloukkausten selvittämiseen. Tietoja käytetään myös palveluiden käytön

määrän sekä kustannusten seurannan ja jaon selvittämistä varten. Henkilötietoja

käytetään myös maksujesi sekä mahdollisten palautusten käsittelyyn sekä antaaksemme

kumppaneillemme tarvittavat tiedot tilauksesi toimittamiseksi. Käsittelyn perusteena on sopimus.

Tarjota sinulle asiakastukea palveluiden käytössä. Mikäli otat yhteyttä asiakaspalveluumme, käytämme antamaasi ja keräämäämme tietoa vastataksemme kysymyksiisi ja ratkaistaksemme mahdolliset ongelmasi ja reklamaatiosi. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu tarjota asiakaspalvelua ja kehittää asiakaskokemusta ja omaa palvelua.

Tarjota sinulle olennaista ohjeistusta ja informaatiota koskien palveluiden käyttämistä. Käsittelemme henkilötietojasi kertoaksemme sinulle omien ja kumppaniemme palveluiden olennaisista ohjeista ja muutoksista, jotka vaikuttavat palveluiden käyttömahdollisuuksiin. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu tiedottaa palvelun käytöstä ja parantaa palvelun käytettävyyttä.

Kehittää palvelua paremmaksi sinulle ja muille käyttäjille. Voimme käsitellä tietojasi parantaaksemme palveluidemme laatua esimerkiksi analysoimalla palveluidemme käyttöä. Pyrimme käyttämään tähän tarkoitukseen anonyymia tietoa, josta henkilöä ei voida tunnistaa. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu kehittää palvelua.

Toteuttaaksemme asiakaskyselyjä. Jotta palvelumme ja tuotteemme vastaisivat odotuksiasi, asiakastyytyväisyyskyselyihin itse antamaasi tietoa voidaan käyttää palveluiden kehittämiseen. Asiakaskyselyihin vastaaminen on aina vapaaehtoista, ja kyselyn yhteydessä kerrotaan, miten kyselyllä kerättäviä tietoja tullaan käyttämään. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu kehittää palvelua.

Kutsuaksemme sinua ja muita käyttäjiä haastatteluihin ja työpajoihin. Voimme tehdä kyselyjä,

joilla kutsumme ihmisiä haastatteluihin ja työpajoihin, joiden tarkoituksena on

kehittää palvelua. Näissä kyselyissä keräämme vastaajien sähköpostiosoitteen ja/tai

puhelinnumeron, jotta voimme olla yhteydessä sopiaksemme haastattelun tai työpajan

ajankohdan. Lisäksi voimme lähettää haastattelu- ja työpajakyselyyn vastanneille

myöhemmin tietoa haastatteluiden ja työpajan aiheena olleesta palvelusta

(esim. kun se julkaistaan). Kyselyihin vastaaminen on aina vapaaehtoista, ja

kyselyn yhteydessä kerrotaan, miten kyselyllä kerättäviä tietoja tullaan käyttämään. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu kehittää palvelua.

Lähettääksemme sinulle markkinointiviestintää KYYDIN palveluista ja Kyyti-sovelluksessa myytävistä liikennepalveluista. Voimme käyttää tietojasi lähettääksemme sinulle KYYDIN uutiskirjeitä tai muita markkinointiviestejä liittyen Kyyti-sovelluksessa myytäviin palveluihin. Käytämme aikaisempia tietojasi koskien tilauksia ja palvelun käyttöä voidaksemme tarjota sinulle sopivampia palveluita. Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia ottamalla yhteyttä Kyytiin. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu markkinoida omille asiakkailleen.

Täyttääksemme lakisääteiset velvollisuutemme. Kyyti säilyttää kirjanpitolainsäädännön vaatimusten mukaisesti tilaustiedot. Voimme myös käsitellä tietojasi viranomaisten vaatimuksesta. Näin tehdään ainoastaan siinä määrin, kuin laki sitä edellyttää. Käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite.

HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

KYYTI voi siirtää tai luovuttaa tietojasi seuraaville vastaanottajille:

Palveluntarjoajille, joiden palveluja käyttäjä on ostanut Kyyti-sovelluksella. Siirrettävien tietojen määrä vaihtelee palveluntarjoajien vaatimuksista ja tuotteista riippuen. Esimerkiksi tietylle

asiakasryhmälle tarjottavien tuotteiden osalta pitää siirtää enemmän tietoja kuin kaikille tarjolla olevien tuotteiden osalta. Tilaamisen yhteydessä käy aina ilmi, kenen palveluntarjoajan palvelua asiakas tilaa, ja kyseisen palvelun tilaamisen ja käyttämisen ehtona on, että käyttäjä hyväksyy tietojen siirtäminen kyseiselle palveluntarjoajalle. Tietoa siirretään vain siltä osin kuin se on tarpeellista palvelun toteuttamisen kannalta.

Yritysasiakkaille, joiden työntekijät, asiakkaat tai jäsenet voivat ostaa Kyyti-sovelluksella vain omalle ryhmälleen räätälöityjä palveluja.

Näille yritysasiakkaille siirretään heidän vaatimia tietoja. Tilaamisen yhteydessä

käy aina ilmi, jos palvelu on räätälöity jonkin yritysasiakkaaan työntekijöille,

asiakkaille tai jäsenille, ja sen tilaamisen ja käyttämisen ehtona on, että käyttäjä

hyväksyy tietojen siirtämisen kyseiselle yritysasiakkaalle.

Kuljetusyrityksille, jotka toimittavat Kyyti-liikennepalvelun kuljetukset käyttäjille. Kuljetusyritykset tarvitsevat tietoja käyttäjän ja hänen matkustusoikeutensa tunnistamista varten sekä ongelmatilanteisiin liittyvää yhteydenottoa varten. Tietojen siirtäminen näille toimijoille on ehto

Kyyti-liikennepalvelun käyttämiselle.

Kuljetusten optimointipalveluille, joiden avulla käyttäjien tilaamat matkat voidaan reitittää ja välittää kuljetusyritysten kuljettajille. Tietojen siirtäminen näille toimijoille on ehto Kyyti-liikennepalvelun käyttämiselle.

Maksuvälitysoperaattoreille, jotka ottavat käyttäjältä maksun Kyyti-sovelluksella

ostetuista palveluista. Tietojen siirtäminen näille toimijoille on ehto palveluiden ostamiselle Kyyti-sovelluksella.

Liikennepalveluntarjoajien käyttämille lippujärjestelmien tai matkaoikeuksien hallintajärjestelmien tarjoajille, joiden kautta käyttäjälle toimitetaan matkustusoikeuden osoittamiseen tarvittava lippu tai tunniste. Tietojen siirtäminen näille toimijoille on ehto kyseessä olevia järjestelmiä käyttävien palveluntarjoajien palveluiden ostamiselle Kyyti-sovelluksella.

Viranomaisille, joille KYYDILLÄ on raportointivelvollisuus. Tietojen

siirtäminen näille toimijoille on ehto palveluiden ostamiselle Kyyti-sovelluksella.

Pilvipalveluiden tarjoajille, joilta KYYTI hankkii ohjelmisto- ja tietojärjestelmäpalveluja Kyyti-sovelluksen ja -palveluiden ylläpitoon. Tietojen

siirtäminen näille toimijoille on ehto palveluiden ostamiselle Kyyti-sovelluksella.

Yritysjärjestelyssä mukana olevalle kolmannelle osapuolelle, mikäli KYYTI on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa. Tällaisessa tilanteessa voimme siirtää henkilötietojasi kyseiselle kolmannelle osapuolelle. Takaamme kuitenkin henkilötietojesi luottamuksellisuuden, ja ilmoitamme käyttäjille ennen tietojen siirtoa tai soveltuvan tietosuojaselosteen vaihtumista. Käyttäjällä on mahdollisuus pyytää tietojen poistamista ennen tietojen siirtämistä yritysjärjestelyjen johdosta.

HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET KOLMANSIIN MAIHIN

Henkilötietoja ei siirretä käsiteltäväksi Euroopan unioniin tai Euroopan talousalueeseen kuulumattomiin maihin. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa KYYDIN yhteistyökumppanien käsiteltäväksi sellaisiin kolmansiin maihin, joiden tietosuojan tason Euroopan unionin komissio on todennut olevan riittävällä tasolla. Tämä koskee tietojen säilytystä pilvipalveluissa KYYDIN alihankkijoiden toimesta. Ajan tasalla oleva lista tällaisista maista löytyy Komission verkkosivuilta.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään käyttäjän viimeisestä sovelluksen käyttötapahtumasta laskien muilta osin enintään vuosi, mutta tilattujen matkojen ja palveluiden kuitissa näkyvät tiedot (ml. osoitetiedot) säilytetään kirjanpitolainsäädännön vaatimusten vuoksi vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana kuitti on annettu. Asiakaskyselyihin vastanneiden käyttäjien vastaukset säilytetään viisi vuotta.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Henkilötietorekisteri on suojattu tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin keinoin.

Henkilötietoja käsittelevät vain KYYDIN erikseen määrittämät henkilöt tai KYYDIN

työntekijät omassa työssään. Järjestelmään pääsy on rajattu ja rekisteri

suojattu palomuurilla sekä pääsyn hallinnalla. Alihankkijoiden sitoutuminen tietosuojaan on varmistettu sopimuksin.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Pääsy tietoihin ja tarkastusoikeus. Käyttäjällä on oikeus tarkistaa maksuttomasti kerran vuodessa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettuna rekisteriin. Vapaamuotoinen pyyntö tulee lähettää kirjallisesti allekirjoitettuna yllämainitulle tietosuojavastaavalle. Pyynnössä tulee mainita tarvittavat tunnistetiedot, jotta tietojen hakeminen järjestelmästä on mahdollista. Tällainen tieto on sähköpostiosoite, jolla käyttäjä on rekisteröitynyt palveluun. Tarvitsemme myös tiedon siitä, salliiko käyttäjä tietojen toimittamisen sähköpostilla. KYYTI lähettää tiedot vain palveluun tallennettuun sähköpostiosoitteeseen. Jos käyttäjä haluaa tiedot muuten kuin sähköisessä muodossa, on tästä ilmoitettava erikseen.

Tietojen oikaisu tai poistaminen. Käyttäjä voi korjata omat perustietonsa itse kirjautumalla sisään palveluun ja menemällä oman tilinsä tietoihin. Muiden tietojen osalta asiakas voi toimittaa vapaamuotoisen oikaisupyynnön yllämainitulle tietosuojavastaavalle. Vastaavasti käyttäjä voi toimittaa tietosuojavastaavalle pyynnön tietojensa poistamiseen kokonaan. Käyttäjällä on oikeus saada yhtiö poistamaan itseänsä koskevat henkilötiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne kerättiin eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta. Oikaisu- tai poistamispyynnössä tulee mainita tarvittavat tunnistetiedot, jotta tietojen hakeminen järjestelmästä on mahdollista. Tällainen tieto on sähköpostiosoite, jolla käyttäjä on rekisteröitynyt palveluun.

Tietojen käsittelyn rajoittaminen tai vastustaminen. Käyttäjä voi rajoittaa ja vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä. Käyttäjä voi itse oman tilinsä tiedoissa rajoittaa tai kieltää tietojensa käsittelyn markkinointiviestintään (mm. uutiskirjeet) tai mainontaan ilman, että tällä on vaikutusta palveluiden käyttöoikeuksiin. Mikäli käyttäjä haluaa rajoittaa sellaisten tietojen käsittelyä, joita tarvitaan palveluiden tarjoamisessa, käyttäjä ei voi jatkaa palveluiden käyttämistä.

Tietojen siirtäminen toiseen järjestelmään. Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on antanut KYYDILLE itse, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Valvontaviranomaiselle valittaminen. Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus, jos hän katsoo, että hänen tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia on loukattu.

AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Tarjotessaan käyttäjälle omia ja kumppaniensa palveluita KYYTI valitsee ja järjestää palvelutarjonnan käyttäjän aiemman asiakkuushistorian perusteella oletetusti sopivimpaan muotoon. Tämä tapahtuu automaattisesti eikä Kyyti sitä tehdessään jaa sellaista tietoa käyttäjistä, millä voisi olla käyttäjiä koskevia vaikutuksia. Tämä käsittely ei vaikuta muuhun kuin käyttäjälle tarjottuihin palveluihin. Käyttäjällä on oikeus saada lisätietoa hänen tiedoistaan muodostetusta profiilista joka on luotu automaattisella järjestelmällä.

MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää. Löydät ajantasaisen version

kotisivuiltamme www.kyyti.com. Emme tee huomattavia muutoksia tähän

tietosuojaselosteeseen emmekä vähennä oikeuksiasi ilman etukäteisilmoitusta

näistä muutoksista.