Versio 17.4.2020

YLEISTÄ

Tämä on Kyyti Group Oy:n tietosuojaseloste ja se koskee soveltuvin osin myös muita Kyyti Group Oy:n kanssa samaan konserniin kuuluvia yhtiöitä, jotka voivat osallistua kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn. Tässä tietosuojaselosteessa annetaan Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artikloissa edellytetyt tiedot. Kyyti Group Oy tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt keräävät henkilötietoja kaikkien Kyyti Group Oy:n sovellusten käyttäjistä. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja keräämme, miten käsittelemme henkilötietoja sekä miten voit käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi. Kyyti Group Oy käsittelee henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää: löydät ajantasaisen version kotisivuiltamme www.kyyti.com. Tämä tietosuojaseloste koskee sekä Kyyti Group Oy:n suorittamaa henkilötietojen käsittelyä että sellaisten kolmansien osapuolten käsittelyä, jotka osallistuvat Kyyti Group Oy:n keräämien henkilötietojen käsittelyyn.

REKISTERINPITÄJÄ

Kyyti Group Oy (“KYYTI”)

Y-tunnus: 2801779-5

Osoite: Fredrikinkatu 47, 00180 Helsinki

Sähköposti: [email protected]

Kotisivut: www.kyyti.com

Tietosuojavastaava: Pekka Niskanen, [email protected]

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLINEN PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet ovat Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus, KYYDIN oikeutettu etu perustuen asiakkuussuhteeseen sekä KYYDIN lakiin perustuvat velvoitteet. Kunkin käyttötarkoituksen kohdalla on eritelty, mitä oikeudellista perustetta sovelletaan. Kun käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, tämä etu on yksilöity, ja rekisteröidyllä on mahdollisuus pyytää vapaamuotoisella sähköpostilla Kyydiltä lisätietoa kyseisen edun arvioinnista suhteessa rekisteröidyn oikeuksiin.

KÄYTTÄJIEN ITSE ANTAMAT HENKILÖTIEDOT

Käyttäjään liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti käyttäjältä itseltään kaikkiin Kyyti Groupin sovelluksiin rekisteröitymisen yhteydessä sekä tilausten tekemisen yhteydessä.

Käyttäjän antamat perustiedot. Voimme kerätä käyttäjästä nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron.

Käyttäjän antamat maksuvälinetiedot. Mikäli käyttäjä ostaa KYYDIN sovelluksesta palveluja, keräämme käyttäjän maksuvälinetyypin (esim. debit- tai credit-kortti, Apple Pay). Yksittäisen maksuvälineen tiedot (esim. debit- tai credit-kortin numero, kortin haltijan nimi, umpeutumispäivä, CVC-koodi) kerää käyttämämme maksuvälitysoperaattori. KYYTI saa käyttöönsä vain maksuvälineen

yksilöivän tunnisteen ja debit/credit-kortin osalta neljä viimeisintä numeroa sekä voimassaoloajan. Näillä tiedoilla KYYTI voi tehdä kortilta veloituksia asiakkaan lukuun.

Käyttäjän antamat tiedot tilatuista matkoista ja palveluista. Keräämme KYYDIN sovelluksella tilattujen liikennepalveluiden osalta käyttäjän antamat lähtö- ja saapumisosoitteet ja -ajat, matkustajamäärän, matkatavaratiedot sekä muut mahdolliset tilausta varten annetut lisätiedot. Kun käyttäjä ostaa KYYDIN sovelluksella vain tietylle käyttäjäryhmälle tarjolla olevaa palvelua,

keräämme käyttäjältä myös kyseiseen ryhmään kuulumista osoittavaa tietoa (esim. työpaikan henkilönumero, kotikunta, kyseiseen palveluun liittyvä asiakasnumero).

**Käyttäjän KYYDIN asiakaspalveluun lähettämät asiakaspalautteet ja tiedustelut. **Käyttäjät voivat lähettää KYYDILLE palautetta ja kysymyksiä sähköpostilla osoitteeseen [email protected] sekä sovelluksen asiakaspalvelun ja support.kyyti.com -sivuilla olevan chatin kautta. Tallennamme näihin lähetetyt viestit käyttäjäkohtaisesti asiakashallintajärjestelmäämme. Myös KYYDIN facebook-sivuilta lähetetyt viestit tallentuvat samaan järjestelmään.

Käyttäjän antamat vastaukset KYYDIN asiakaskyselyihin palveluiden käytöstä, palautteesta ja liikkumistottumuksista. KYYTI tai sen valtuuttamat palveluntarjoajat voivat tehdä asiakaskyselyjä, joilla kerätään tietoa palvelun käytöstä, käytettävyydestä ja muutoksista liikkumistottumuksissa. Näiden yhteydessä voidaan myös kysyä käyttäjältä tarkempia taustatietoja kuten sukupuoli, ikä, asuinpaikka ja autonomistus.

MUUALTA KERÄTTÄVÄT HENKILÖTIEDOT KÄYTTÄJISTÄ

KYYTI tai sen valtuuttamat kolmannet osapuolet keräävät tietoja käyttäjistä myös KYYDIN sovellusten ja palveluiden käytön yhteydessä automaattisesti. Kolmannet osapuolet ovat KYYDIN käyttämiä järjestelmätoimittajia ja alihankkijoita, joiden kanssa KYYDILLÄ on sopimus tietojen käsittelystä. Lisäksi KYYTI voi saada henkilötietoja muilta palveluntarjoajilta ja yritysasiakkailtaan.

**KYYDIN keräämät tiedot tilatuista matkoista ja palveluista. **Keräämme KYYDIN sovelluksilla tehtyjen tilausten osalta palveluntarjoajien ja tuotteiden nimet, tilausten määrän, matkojen määrän, maksut, matkustusoikeuden tunnisteet (esim. lippunumero) sekä tilausnumerot.

KYYDIN tai kolmansien osapuolten keräämät sijaintitiedot. KYYTI ja sen käyttämät alihankkijat (mm. järjestelmätoimittajat) keräävät ja käsittelevät käyttäjän sijaintitietoja, jotta KYYDIN sovelluksissa voidaan tarjota hänelle sopivia liikennepalveluita ja lähtöosoitteen automaattista tunnistamista varten. Sijaintitietoja voidaan tallentaa paikallisesti käyttäjän laitteelle (cache). Käyttäjän tilauksen yhteydessä antamien osoitteiden koordinaatit tallennetaan tietokantaan, jotta palvelun toimitustiedot voidaan kirjoittaa ostokuittiin ja hakea sieltä asiakkaan niin halutessa.

KYYDIN tai kolmansien osapuolten keräämät tiedot KYYDIN sovellusten käyttämisestä. KYYTI tai sen käyttämät alihankkijat (mm. järjestelmätoimittajat) voivat kerätä ja käsitellä teknistä tietoa KYYDIN sovellusten käyttämisestä. Tekninen käyttötieto voi sisältää laitteen tyypin, vierailun keston, sovelluksessa tehtyjä toimia, pituuden ja päivämäärän, niiden sivustojen URL-osoitteet, joilta käyttäjä on siirtynyt sovelluksiimme tai joihin hän siirtyy sovelluksista, selailutapaa kuvaavaa tietoa, IP-osoitteen, käyttöjärjestelmän sekä muuta vastaavaa teknistä tietoa.

**KYYDIN saamat henkilötiedot palveluntarjoajilta tai yritysasiakkailta. **KYYTI voi myös saada henkilötietoja KYYDIN sovelluksissa myytävien palveluiden tarjoajilta tai yritysasiakkailta heidän asiakkaistaan, työntekijöistään tai jäsenistään, mikäli tietoja tarvitaan palveluiden käyttöoikeuksien myöntämisessä.

KYYDIN tai kolmansien osapuolten keräämät evästeet. KYYTI käyttää sivustoillaan evästeitä (cookies) online-tilauspalvelun toteuttamiseksi. Evästeiden pääasiallinen käyttötarkoitus on pitää käyttäjä tunnistettuna sivulatauksien välissä. Käyttäjä voi estää kokonaan tai osittain (esimerkiksi kolmannen osapuolen) evästeiden tallentamisen koneelleen selaimen tietosuoja-asetuksista. Huomioithan, että näin tehdessäsi jotkin palvelun toiminnallisuudet eivät välttämättä toimi oikein.

Esimerkiksi joudut kirjautumaan sovellukseen aina sen avatessasi.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

KYYTI käyttää henkilötietojasi, jotta voimme tehdä seuraavia asioista:

Tarjota ja toimittaa sinulle omien ja kumppaniemme palveluja. Käsittelemme henkilötietojasi ensisijaisesti tarjotaksemme palveluita ja tuotteita sinulle sekä täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme sinulle ja kumppaneillemme. Käsittelemme tietoja esimerkiksi käyttöoikeuksien, asiakassuhteen ja palvelun hoitamiseen, hallintaan sekä kehittämiseen. Rekisterin tietoja käsitellään KYYDIN henkilö- ja yritysasiakkaiden sekä KYYDIN omien ja kumppaniemme palveluiden yksilöimiseksi ja henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuuden varmistamiseksi, virhetilanteiden selvittämiseen sekä mahdollisten väärinkäytösten ja tietosuojaloukkausten selvittämiseen. Tietoja käytetään myös palveluiden käytön määrän sekä kustannusten seurannan ja jaon selvittämistä varten. Henkilötietoja käytetään myös maksujesi sekä mahdollisten palautusten käsittelyyn sekä antaaksemme kumppaneillemme tarvittavat tiedot tilauksesi toimittamiseksi. Käsittelyn perusteena on sopimus.

Tarjota sinulle asiakastukea palveluiden käytössä. Mikäli otat yhteyttä asiakaspalveluumme, käytämme antamaasi ja keräämäämme tietoa vastataksemme kysymyksiisi ja ratkaistaksemme mahdolliset ongelmasi ja reklamaatiosi. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu tarjota asiakaspalvelua sekä kehittää asiakaskokemusta ja omaa palvelua.

Tarjota sinulle olennaista ohjeistusta ja informaatiota koskien palveluiden käyttämistä. Käsittelemme henkilötietojasi kertoaksemme sinulle omien ja kumppaniemme palveluiden olennaisista ohjeista ja muutoksista, jotka vaikuttavat palveluiden käyttömahdollisuuksiin. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu tiedottaa palvelun käytöstä ja parantaa palvelun käytettävyyttä.

Kehittää palvelua paremmaksi sinulle ja muille käyttäjille. Voimme käsitellä tietojasi parantaaksemme palveluidemme laatua esimerkiksi analysoimalla palveluidemme käyttöä. Pyrimme käyttämään tähän tarkoitukseen anonyymia tietoa, josta henkilöä ei voida tunnistaa. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu kehittää palvelua.

Toteuttaaksemme asiakaskyselyjä. Jotta palvelumme ja tuotteemme vastaisivat odotuksiasi, asiakastyytyväisyyskyselyihin itse antamaasi tietoa voidaan käyttää palvelun kehittämiseen. Asiakaskyselyihin vastaaminen on aina vapaaehtoista, ja kyselyn yhteydessä kerrotaan, miten kyselyllä kerättäviä tietoja tullaan käyttämään. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu kehittää palvelua.

Kutsuaksemme sinua ja muita käyttäjiä haastatteluihin ja työpajoihin. Voimme tehdä kyselyjä,

joilla kutsumme ihmisiä haastatteluihin ja työpajoihin, joiden tarkoituksena on kehittää palvelua. Näissä kyselyissä keräämme vastaajien sähköpostiosoitteen ja/tai puhelinnumeron, jotta voimme olla yhteydessä sopiaksemme haastattelun tai työpajan ajankohdan. Lisäksi voimme lähettää haastattelu- ja työpajakyselyyn vastanneille myöhemmin tietoa haastatteluiden ja työpajan aiheena olleesta palvelusta (esim. kun se julkaistaan). Kyselyihin vastaaminen on aina vapaaehtoista, ja kyselyn yhteydessä kerrotaan, miten kyselyllä kerättäviä tietoja tullaan käyttämään. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu kehittää palvelua.

**Lähettääksemme sinulle markkinointiviestintää KYYDIN palveluista ja KYYDIN sovelluksissa myytävistä liikennepalveluista. **Voimme käyttää tietojasi lähettääksemme sinulle KYYDIN uutiskirjeitä tai muita markkinointiviestejä liittyen KYYDIN sovelluksissa myytäviin palveluihin. Käytämme aikaisempia tietojasi koskien tilauksia ja palvelun käyttöä voidaksemme tarjota sinulle sopivampia palveluita. Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia ottamalla yhteyttä KYYTIIN. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu markkinoida omille asiakkailleen.

**Täyttääksemme lakisääteiset velvollisuutemme. **KYYTI säilyttää kirjanpitolainsäädännön vaatimusten mukaisesti tilaustiedot. Voimme myös käsitellä tietojasi viranomaisten vaatimuksesta. Näin tehdään ainoastaan siinä määrin, kuin laki sitä edellyttää. Käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite.

HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

KYYTI voi siirtää tai luovuttaa tietojasi seuraaville vastaanottajille:

Palveluntarjoajille, joiden palveluja käyttäjä on ostanut KYYDIN sovelluksilla. Siirrettävien tietojen määrä vaihtelee palveluntarjoajien vaatimuksista ja tuotteista riippuen. Esimerkiksi tietylle

asiakasryhmälle tarjottavien tuotteiden osalta pitää siirtää enemmän tietoja kuin kaikille tarjolla olevien tuotteiden osalta. Tilaamisen yhteydessä käy aina ilmi, kenen palveluntarjoajan palvelua asiakas tilaa, ja kyseisen palvelun tilaamisen ja käyttämisen ehtona on, että käyttäjä hyväksyy tietojen siirtäminen kyseiselle palveluntarjoajalle. Tietoa siirretään vain siltä osin kuin se on tarpeellista palvelun toteuttamisen kannalta.

**Yritysasiakkaille, joiden työntekijät, asiakkaat tai jäsenet voivat ostaa KYYDIN sovelluksilla vain omalle ryhmälleen räätälöityjä palveluja. **Näille yritysasiakkaille siirretään heidän vaatimiaan tietoja. Tilaamisen yhteydessä käy aina ilmi, jos palvelu on räätälöity jonkin yritysasiakkaan työntekijöille, asiakkaille tai jäsenille, ja sen tilaamisen ja käyttämisen ehtona on, että käyttäjä

hyväksyy tietojen siirtämisen kyseiselle yritysasiakkaalle.

Kuljetusyrityksille, jotka toimittavat KYYDIN sovelluksessa myytäviin palveluihin liittyvät kuljetukset käyttäjille. Kuljetusyritykset tarvitsevat tietoja käyttäjän ja hänen matkustusoikeutensa tunnistamista varten sekä ongelmatilanteisiin liittyvää yhteydenottoa varten. Tietojen siirtäminen näille toimijoille on ehto KYYDIN tarjoamien palveluiden käyttämiselle.

Kuljetusten optimointipalveluille, joiden avulla käyttäjien tilaamat matkat voidaan reitittää ja välittää kuljetusyritysten kuljettajille. Tietojen siirtäminen näille toimijoille on ehto KYYDIN sovelluksissa myymien palveluiden käyttämiselle.

**Maksuvälitysoperaattoreille, jotka ottavat käyttäjältä maksun KYYDIN sovelluksilla **

ostetuista palveluista. Tietojen siirtäminen näille toimijoille on ehto palveluiden ostamiselle KYYDIN sovelluksilla.

Liikennepalveluntarjoajien käyttämille lippujärjestelmien tai matkaoikeuksien hallintajärjestelmien tarjoajille, joiden kautta käyttäjälle toimitetaan matkustusoikeuden osoittamiseen tarvittava lippu tai tunniste. Tietojen siirtäminen näille toimijoille on ehto kyseessä olevia järjestelmiä käyttävien palveluntarjoajien palveluiden ostamiselle KYYDIN sovelluksilla.

Viranomaisille, joille KYYDILLÄ on raportointivelvollisuus. Tietojen siirtäminen näille toimijoille on ehto palveluiden ostamiselle KYYDIN sovelluksilla.

Pilvipalveluiden tarjoajille, joilta KYYTI hankkii ohjelmisto- ja tietojärjestelmäpalveluja KYYDIN sovellusten ja -palveluiden ylläpitoon. Tietojen siirtäminen näille toimijoille on ehto palveluiden ostamiselle KYYDIN sovelluksilla.

**Yritysjärjestelyssä mukana olevalle kolmannelle osapuolelle, mikäli KYYTI on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa. **Tällaisessa tilanteessa voimme siirtää henkilötietojasi kyseiselle kolmannelle osapuolelle. Takaamme kuitenkin henkilötietojesi luottamuksellisuuden, ja ilmoitamme käyttäjille ennen tietojen siirtoa tai soveltuvan tietosuojaselosteen vaihtumista. Käyttäjällä on mahdollisuus pyytää tietojen poistamista ennen tietojen siirtämistä yritysjärjestelyjen johdosta.

HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET KOLMANSIIN MAIHIN

Henkilötietoja ei siirretä käsiteltäväksi Euroopan unioniin tai Euroopan talousalueeseen kuulumattomiin maihin. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa KYYDIN yhteistyökumppanien käsiteltäväksi sellaisiin kolmansiin maihin, joiden tietosuojan tason Euroopan unionin komissio on todennut olevan riittävällä tasolla. Tämä koskee tietojen säilytystä pilvipalveluissa KYYDIN alihankkijoiden toimesta. Ajan tasalla oleva lista tällaisista maista löytyy Komission verkkosivuilta.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään käyttäjän viimeisestä sovelluksen käyttötapahtumasta laskien muilta osin enintään vuosi, mutta tilattujen matkojen ja palveluiden kuitissa näkyvät tiedot (ml. osoitetiedot) säilytetään kirjanpitolainsäädännön vaatimusten vuoksi vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana kuitti on annettu. Asiakaskyselyihin vastanneiden käyttäjien vastaukset säilytetään viisi vuotta.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Henkilötietorekisteri on suojattu tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin keinoin. Henkilötietoja käsittelevät vain KYYDIN erikseen määrittelemät henkilöt tai KYYDIN työntekijät omassa työssään. Järjestelmään pääsy on rajattu ja rekisteri suojattu palomuurilla sekä pääsyn hallinnalla. Alihankkijoiden sitoutuminen tietosuojaan on varmistettu sopimuksin.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

**Pääsy tietoihin ja tarkastusoikeus. **Käyttäjällä on oikeus tarkistaa maksuttomasti kerran vuodessa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettuna rekisteriin. Vapaamuotoinen pyyntö tulee lähettää kirjallisesti allekirjoitettuna yllämainitulle tietosuojavastaavalle. Pyynnössä tulee mainita tarvittavat

tunnistetiedot, jotta tietojen hakeminen järjestelmästä on mahdollista. Tällainen tieto on sähköpostiosoite, jolla käyttäjä on rekisteröitynyt palveluun. Tarvitsemme myös tiedon siitä, salliiko käyttäjä tietojen toimittamisen sähköpostilla. KYYTI lähettää tiedot vain palveluun tallennettuun sähköpostiosoitteeseen. Jos käyttäjä haluaa tiedot muuten kuin sähköisessä muodossa, on tästä ilmoitettava erikseen.

Tietojen oikaisu tai poistaminen. Käyttäjä voi korjata omat perustietonsa itse kirjautumalla sisään palveluun ja menemällä oman tilinsä tietoihin. Muiden tietojen osalta asiakas voi toimittaa vapaamuotoisen oikaisupyynnön yllämainitulle tietosuojavastaavalle. Vastaavasti käyttäjä voi toimittaa tietosuojavastaavalle pyynnön tietojensa poistamiseen kokonaan. Käyttäjällä on oikeus saada yhtiö poistamaan itseänsä koskevat henkilötiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne kerättiin eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta. Oikaisu- tai poistamispyynnössä tulee mainita tarvittavat tunnistetiedot, jotta tietojen hakeminen järjestelmästä on mahdollista. Tällainen tieto on sähköpostiosoite, jolla käyttäjä on rekisteröitynyt palveluun.

Tietojen käsittelyn rajoittaminen tai vastustaminen. Käyttäjä voi rajoittaa ja vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä. Käyttäjä voi itse oman tilinsä tiedoissa rajoittaa tai kieltää tietojensa käsittelyn markkinointiviestintään (mm. uutiskirjeet) tai mainontaan ilman, että tällä on vaikutusta palveluiden käyttöoikeuksiin. Mikäli käyttäjä haluaa rajoittaa sellaisten tietojen käsittelyä, joita tarvitaan palveluiden tarjoamisessa, käyttäjä ei voi jatkaa palveluiden käyttämistä.

Tietojen siirtäminen toiseen järjestelmään. Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on antanut KYYDILLE itse, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

**Valvontaviranomaiselle valittaminen. **Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus, jos hän katsoo, että hänen tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia on loukattu.

AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Tarjotessaan käyttäjälle omia ja kumppaniensa palveluita KYYTI valitsee ja järjestää palvelutarjonnan käyttäjän aiemman asiakkuushistorian perusteella oletetusti sopivimpaan muotoon. Tämä tapahtuu automaattisesti eikä Kyyti sitä tehdessään jaa sellaista tietoa käyttäjistä, millä voisi olla käyttäjiä koskevia vaikutuksia. Tämä käsittely ei vaikuta muuhun kuin käyttäjälle tarjottuihin palveluihin. Käyttäjällä on oikeus saada lisätietoa hänen tiedoistaan muodostetusta profiilista joka on luotu automaattisella järjestelmällä.

MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää. Löydät ajantasaisen version kotisivuiltamme www.kyyti.com. Emme tee huomattavia muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen emmekä vähennä oikeuksiasi ilman etukäteisilmoitusta näistä muutoksista.